王世红会长在2011年国际秘书节座谈会的讲话

   各位领导，各位来宾，大家上午好！今天是个节日，每年咱们相聚一次，缘于两个美国资深秘书在1952年推动成立的这个节日，我们很感谢他们，因为有了这个节日，我们在座的才有可能每年聚一次，否则我们大家虽然都在北京，都是秘书界的同仁，却没有一个法定的日子让大家聚会，所以当初发起秘书周、秘书节的两位资深秘书多么有远见，所以在今天的秘书节，对大家问候一声节日好！
  
   今天是国际秘书节，我想简单给大家介绍一下美国现在秘书行业的情况和秘书教育、培训的情况，一些资料性的东西给大家分享一下，供大家工作参考，对将来推动我们秘书工作能有一点帮助。
  
   据美国劳工局的数据显示，全美有400万个秘书，这个数字还在不断的增长，岗位遍及绝大部分的公司、学校、医院、非营利部门等。秘书里边分为执行秘书和行政助理，一共有1547000人。在美国的秘书领域里有两个行业是很厉害的，一个行业叫医务秘书、医疗秘书，即医生办公室的秘书，有373000人；另一个行业叫法务秘书，我们都知道随着市场经济的发展，律师人数越来越多，美国就是一个法律非常健全的国家，律师事务所遍地都是，所以法务秘书多达272000人，除了这两个行业，其他行业、企业、事业等有1934000人。根据美国劳工局的推测，从2006到2016期间，美国的执行秘书的岗位需求将是9%的增长，2004年秘书的平均年薪是34900美元，这个34900美元指中等工资，就是说如果平均工资3.4万的话，高的达到八九万，低的一两万，是这么一个状况。
  
   就像我们国家一样，随着当今世界的一体化，科技的发展、办公技术的发展，对很多行业产生了很深刻的影响。对秘书行业来说，原来的秘书就是接待、接电话，冲泡咖啡等最基础事务的工作。但是随着科技的进步，比如文字处理技术的发展就让秘书从繁重的打字中解脱出来，他有了更多的时间干别的事情，所以秘书已经成为办公室很有价值的组成部分，不是一般部分，是非常有价值的。
  
   目前美国秘书的学习方式是怎么样的？在美国和中国都一样，秘书的流动性比较大，因为秘书是一个成长性的职业，今天的秘书可以作为明天的办公室主任，后天的总经理助理，或者分公司经理，流动率比较高，这就需要秘书的补充、学习、培训、提升，所以说我们学会把秘书的定位是会学习。
  
   从我在网上查的资料里看到，虽然秘书职业在发生变化，职责在发生变化，但是拥有出色的使用软件技能的能力给秘书提供了更好的机会，我发现我们现在的秘书培训里，中国整个秘书培训有一个结构性的问题，比如打字培训，办公室软件培训没有被纳入到秘书培训课程中，也就是说我们可以作这样的培训，但是社会的冲击，有一些培训机构随便可以招一个打字班，所以从我对资料的梳理过程中，我建议秘书专业老师，秘书专家和培训机构，以后在秘书基本软件的使用方面要加强力度，不是光讲交流，如何办会，这些都很重要，但是秘书最先是如何做事情，要有硬功夫。
  
   学习方式，美国现在的学习方式是在线课程，这已经成为获得办公技能一种非常流行的学习方式，我们中国这几年的经济发展很快，增长率很快，金融危机受的影响很小，相对美国，但是我们很多方面比美国这样的发达国家落后很大，比如说在线学习，在美国是一种普遍的事情，对我们来讲还是一件新鲜的事情，我们做一个调查，几个人通过在线学习的？就是交钱在网上学的，很少，所以我在这里做一个判断，也跟在座的专家、培训机构介绍一下，在线培训将来是方向，美国能把这种技能，把打字通过在线给你培训，还有什么不能做的呢？
  
   另外，秘书专业、秘书职业是最有利于在线培训的，因为他天天坐在电脑旁边，跟别的工作不一样，今天来了中办秘书杂志的李总编，读咱们杂志的人都在办公室，都有网，我们如何和他们进行沟通，将来培训他们，不光让他们读信息，提高他们的办公技能。在线办公技能的课程有助于学生获得第一份的工作机会，现在大学毕业了，中国现在有一些概念，老百姓也不理解，大学毕业生找不到工作，怎么回事，有一种观点就是骂大学，骂教育部，说课程设置不好怎么怎么样，其实我发现在国外大学毕业找不到工作很正常，因为大学学的不是工作技能，很多大学学完知识以后出去报一个技能班，学习一年两年再就业，我并不是反对有一些人批评大学课程改革，我就是告诉大家在国外比较普遍的，学生毕业以后大学不一定教会技能，自己可以通过在线学习，可以报专门的职业技能班来获得。
  
   办公室在线课程现在包括哪些？一点都不复杂，我们大家都知道的技能，比如说微软系统的word和excle等这些软件在座的都接触了，前不久发生一件事儿，我扫描一样东西，我家里传真机扫描不了，我到拍照片制名片那个店，小姑娘高中毕业，做得很专业，你看他操作是一种享受，操作键没有思考，非常熟练，我觉得我们应该培养这样的秘书，打字、排版，用这些软件非常熟练，不是会用，我也会用word，我用了十几年，但是我用笨办法，比如说显示，现在这个板全拉黑，以前都是从头拉到底，人家三个键，我不知道，用自己的土办法，我可以这样，因为我不是秘书，我很多事情可以交给我的秘书干，但是我们的秘书呢？我们办公室工作人员呢？真正word是最通用的东西，所以我在这里讲，我们一定要重视最基本的，大家都觉得没什么的，才要做出水平，因为你是专业的。
  
   秘书学校的课程，大概分成三个部分，第一部分，办公室的技能，第二部分，计算机的技能，第三部分，特殊技能，大多数学校都可以帮助学生掌握微软的办公软件，经过培训，学生可以制作电子表格，制作演示文稿，我也会做，但是我做的是最原始的，复杂的我都不会，作为一个职业秘书来讲，你就应该做出领导希望的PPT，叫做展示文稿。如果你选择了法务秘书课程，学员还要学习法律办公的程序，包括法律研究，医务秘书不仅学会办公室那一套，而且还要具备管理医务办公室那一套，包括安排预约，我们知道中国看病排队，外国是预约，所以秘书要有预约的技能，安排好，什么病，什么科，有一套的方法。我看到网上有这么一句话：无论你选择哪里一个方向，你不会后悔你所报的秘书学校。这是美国政府给社会宣传的时候写的一句话，说明秘书技能是社会职员，每一个人需要掌握的技能。
  
   我在想一个问题，我们办的培训班，我们出的证书，我们证书的培训，学生参加以后会不会后悔？我们要求我们自己，学生不会后悔，我跟大家介绍一则广告，我是为了今天秘书节做了一点调查，看了一个学校的广告，他的广告这么写，你对这样的培训感兴趣吗？它可以使你在不同的行业大中小公司中获得竞争优势，如果有兴趣，这个学校叫社区学院的行政助理文秘课程，可以成为你的起点，这个自主性课程能够为你提供公司行政领域的培训，包括文字处理，电子表格制作和数据库的使用技能，还有基本的电算化，簿记，美国加拿大比较通行的财务软件，记账软件，不是大财务软件，小的。因此秘书的职能不仅仅做秘书，还做财务，此外为期四个月学习将拓宽你的领域，并获得真正的经验，这是社区学院给你做的整个介绍。
  
   下面我想给大家介绍执行秘书和行政助理的信息，中国有中国的特殊国情和发展模式很多东西自然而然和美国不一样，以前我们叫秘书，最后出现叫行政经理，行政助理，执行秘书，到底是什么概念呢？我给大家也做一点介绍，让大家在以后的工作中这概念有一些更清晰的理解。
  
   执行秘书简叫ES，行政助理叫AA，它也被叫做执行助理，或者办公室经理，大概就是这个档次，比一般秘书高，在一个单位内通过提供高级行政和文书支持为高级执行官工作，因为他的领导是高级执行官，所以它要求的秘书是高级秘书，就是我们所说的执行秘书，传统的执行秘书主要负责信件打字以及处理杂物，计算机文字处理系统为此行业带来了便利，技术发展大大提高了行政和文书工作的效率，缩短了所需的时间，为此职业增添新责任和可用性。之前大家想为他干活，想有更多的职责，没有时间，现在打字很快了。我一开始是手动打字，就是传统的英文打字机，因为我在国际部工作，我们部里只有一个叫电动打字机，日本进口的，过了一段时间出现了文字处理机，以前用涂改液，现在计算机迅速编好了，效率大大提高了。
  
   普通秘书和执行秘书主要区别是什么？执行秘书有更多的经验，而且需要和顾客、公众、其他个体和团体，比如说董事会有更多的互动，普通秘书跟外界的交流职责不明确，比如说跟董事会交流不明确，执行秘书跟公众打交道的机会多，就是对外交流很多，同时执行秘书直接接触并负责管理顶级官员的日程，因此成为最受信任的助手，负责对象级别越高对秘书技能要求越高。执行秘书的新职能，给大家一个单子，第一个簿记，第二项职能，预算管理，以前秘书是不干这个工作的，现在干预算管理。第三，采购，以前秘书采购吗？采购，秘书买一个笔，买一个纸是采购，现在秘书买复印机，买一体机，买一些大的系统。第三个，调研，这个在我们传统秘书里是有的，就是调研。第五个，办公室人员的管理，不仅是秘书，秘书还管秘书，秘书还管办公室，增加了管理职能。下一个是与业主谈判和关系管理，因为在国外，在中国也一样，公司大部分都租地方，租办公室，那么跟业主的沟通、交房租，维修等等，这是秘书的一个职责。网站维护，新的职能，以前没有网站，现在网站专门弄一个网管，有一些公司雇不起这个人。下一个，数据库管理，非常新的职能，数据库的管理也要秘书承担，就是简单的数据库。下一个，电子表格演示文稿和报告的撰写。还有会议和会议的后勤，在我们中国有办会这一说，会议的后勤，以前秘书更注重会议的管理，会议的过程。最后，会议设备租赁和维护，办事不仅租设备，还有维护这个事儿。
  
   另外，执行秘书还有两项职能，要了解移民和签证的规定，就是有外事方面的经验，此外，还需要支持其他管理人员，并且辅导和培训新的员工，所以资深秘书还有一个职能，就是能做培训师。
  
   刚才讲的是一些新的职责，我从网上又总结了一下，秘书现在具备哪些技能和素质？第一项技能，速录员用的是速录技术，就像过去我们讲叫门面，以前当秘书的话没有打字，现在打字是秘书的门面，如果每分钟打不了多少字，就没有入门。第二，书记，这个书记只是对某些工作。第三个技能，这个技能说起来，有的时候我们做的不够，语法，拼写和标点符号的基本功要扎实，现在很多是网络语言，搞的不知道什么是对的，什么是错的，比如说“有没有”，网络上叫“有木有”，人看习惯了，将来写字的时候肯定写“有木有”，所以我们作为秘书工作的要强调基本功，语法、拼写和标点符号。
  
   第四个，要有高效的人际交流和沟通技能，不光是要有，而且要高效。
  
   第五个，使用办公设备的专长，也就是说我们现在是这样，在秘书行业里，政府机关的秘书除外，市场里的秘书80%、90%都是女性，女性有一个特点叫硬件盲，软件还行，但是作为秘书来讲要有实用和简单维修的这些基本功，所以我们在培训方面要给秘书传递这个信息。
  
   第六，超强的组织能力和时间管理能力，不是要有组织能力，要有超强的组织能力，我们现在出现一个问题，我们以前在传统的秘书里要求秘书会办文办会办事，其实里面有一个组织能力在里面，真正从这个模块里要求秘书的组织能力，还有一个时间管理能力，时间是所有成功者、成功的企业、成功的单位最大的一个资源，秘书如果不会管理自己的时间，如何管理领导的时间？因此不仅要把自己的时间管理好，要会管理整个公司的时间，这是超强的时间管理能力。
  
   第七，坚实的判断力和解决问题的能力，这个能力提出来我也是感到很不一般，以前没有要求对秘书有判断力，有要求但是没提出来，这个很重要，我听说过一句话，我觉得特别对，他说“只要路对，不怕路远”，这就是一个判断力，你的方向对就不要怕远，能走到，最怕的是方向判断是错的，这个事情能办成还是办不成，需要什么时间能办好，需要什么条件能办好，秘书需要一个坚实的判断力，不能说我们中国现在很多事情要求说“大概”、“也许”、“差不多”。
  
   解决问题的能力，我们以前都要求秘书说“执行”，实际上执行过程当中是解决问题的能力，如果一个秘书没有解决问题的能力，碰到什么事情都请示领导，这个领导等于是他的服务员。
  
   下一个，在压力下同时兼顾多种责任的能力，秘书工作不能说我手里有一件事，领导再给我事情，你说先不要给我事情，我这里有事，我忙着呢，你没有权利这么说，你必须培养一种能力，多头出击，压力下同时能够做几件事情，能同时干很多事情。
  
   下一个技能和素质叫独立作战的能力和团队合作的能力，我看对秘书的要求已经接近完人了，你还要独立能作战，还要跟人能合作，很多职业独立作战可以，但是和人合作不行。
  
   下一个，灵活性，还有一个素质叫审慎地态度，传统秘书里讲秘书要低调，说话要谨慎，办事要靠谱，还能干活，还要有一种内敛的态度。
  
   下一个，要有外交手腕，我第一次觉得秘书的技能要有外交的手腕，光要讲沟通，还要有手腕。还有一个叫主动性，秘书不仅要听话，秘书要有主动性。还有一个叫奉献精神，这是在座的秘书工作者必须具备的。
  
   秘书职业对教育背景的要求，最低学历高中就行，但是光拿高中文凭是无法就业的，必须接受职业培训，高中文凭加职业培训就可以入门，普通的是大专学历要求，对于一些稍微复杂一点，稍微大一点的公司，要求有本科学士学位的秘书，因为他们的工作更多是管理助理的角色，秘书的继续教育，美国大概有七八个证书，比较有影响的一个叫“职业行政人员证书”，CAT，第二个叫“职业秘书证书”，第三个叫“法务秘书资格证书”，以上三个证书都对学历和工作经验有要求，还要通过考试。
  
   最后一个问题，秘书的职业发展，秘书和行政助理一般会提升到拥有其他更高级别的行政岗位，比如说一般秘书提到高级秘书，提到行政助理或者行政经理，就是在行政系列里提拔，如果文字处理和数据速录方面有专长的秘书，可以成为企业的内训师，或者成为自己公司的经理，或者去其他专门的秘书机构工作，律师的助理可以成为律师帮代。
  
   给大家就介绍这么多，祝贺大家节日快乐，谢谢大家！